Privacybeleid van KLM

In dit privacybeleid geven wij een toelichting op de wijze waarop wij persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken wanneer u met ons vliegt, onze diensten aanschaft of gebruikt, onze websites bezoekt, onze mobiele applicaties gebruikt of wanneer u op een andere wijze contact met ons hebt. Wij hebben dit privacybeleid in een aantal delen opgesplitst. Klik voor meer informatie op één van de onderstaande onderwerpen.

1. Wie zijn wij?

Wij zijn de Koninklijke Luchtvaart Maatschappij NV (ook bekend als KLM Royal Dutch Airlines), een Nederlandse luchtvaartmaatschappij gevestigd aan de Amsterdamseweg 55 te (1182 GP) Amstelveen.

KLM maakt deel uit van de AIR FRANCE KLM Groep. Ga voor meer informatie naar onze website onder 'Over KLM'.

KLM is verantwoordelijk voor het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens zoals nader beschreven in dit privacybeleid. Onze loyaliteitsprogramma's Flying Blue en Blue Biz worden in samenwerking met Air France aangeboden.

Wij bieden onze loyaliteitsprogramma's Flying Blue en Blue Biz aan in samenwerking met onze groepsmaatschappij Air France. KLM en Air France zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in verband met deze programma's. Indien u vragen, opmerkingen of klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw gegevens in verband met deze programma's, kunt u contact opnemen met ons (via KLMPrivacyOffice@klm.com ) of met Air France.

2. De categorieën persoonsgegevens die wij verwerken

2.1. Algemeen. Wij verzamelen en verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

a. Naam, paspoortnummer en andere informatie over uw identiteit
Wij registreren bijvoorbeeld uw naam, titel, geslacht en geboortedatum, uw nationaliteit, het land waar u woont en uw paspoortnummer.

b. Uw contactgegevens en persoonlijke accountinformatie of registratiegegevens
Tot die contactgegevens behoren o.a. uw adres, telefoonnummer en e-mailadres. Wanneer u een persoonlik account aanmaakt of u voor een service registreert, kunnen wij daarnaast uw inloggegevens vastleggen evenals andere informatie die u op uw persoonlijke account of op het registratieformulier invult. Wat zakelijke reizigers betreft, verzamelen wij ook informatie over uw bedrijf zoals de naam en de plaats van vestiging van uw bedrijf.

c. Informatie over uw reserveringen, boekingen en aankopen
Wanneer u een vlucht bij ons reserveert of boekt, verwerken wij uw reserverings- en boekingsinformatie. Die informatie kan o.a. bestaan uit gegevens over uw vlucht, tarieven en de datum van uw reservering of boeking. Daarnaast verwerken wij informatie in verband met de aanvullende diensten (zoals upgrades en extra bagage) en producten die u van ons koopt (bijvoorbeeld via de KLM webshop).

d. Informatie over uw vlucht
Wanneer u met ons vliegt, verwerken wij informatie met betrekking tot uw vlucht, zoals uw vluchtschema, de (online) check-in, uw (mobiele) boardingpas en met wie u reist. Wij kunnen ook specifieke medische verzoeken of dieetwensen registreren evenals de eventuele aanvullende ondersteuning die u nodig hebt.

e. Uw lidmaatschap van onze loyaliteitsprogramma's, zoals Flying Blue en BlueBiz
Wanneer u lid wordt van één van onze loyaliteitsprogramma's, verwerken wij uw deelnemersnummer, uw Miles- of creditssaldo, uw voordelen, het soort lidmaatschap, uw deelnemersniveau en andere informatie in verband met dat lidmaatschap.

f. Onze communicatie met u
Wanneer u ons een e-mail stuurt of online of via social media met ons chat, dan registreren wij die communicatie. Wanneer u ons belt, registreert klantenservice uw vragen of klachten in onze databank. Wij kunnen ook telefoongesprekken opnemen met het oog op trainingsdoeleinden of om fraude te voorkomen of te bestrijden.

g. Informatie die wij verzamelen wanneer u onze websites, apps en andere digitale media gebruikt
- Wanneer u onze websites bezoekt of één van onze apps gebruikt, kunnen wij uw IP-adres, browsertype, besturingssysteem, de website die u doorverwezen heeft, uw browse-gedrag en app-gebruik registreren.
- Wij kunnen een automatische kennisgeving ontvangen wanneer u een nieuwsbrief opent of op een link in zo'n nieuwsbrief klikt.
- Met uw toestemming ontvangen wij ook uw locatiegegevens.
- U kunt ons ook toestemming geven om toegang te krijgen tot bepaalde gegevens die op uw mobiele telefoon zijn opgeslagen (zoals foto's en contactpersonen). Kijk voor meer informatie hieronder (cookies).

h. Informatie in verband met social media
Afhankelijk van de instellingen van uw social media-netwerk kunnen wij informatie ontvangen van de provider van dat netwerk. Indien u zich bijvoorbeeld voor onze diensten registreert via een social media-account, kunnen wij uw netwerkprofiel ontvangen, inclusief uw contactgegevens, voorkeuren en contactpersonen. Voor meer informatie omtrent de persoonsgegevens die wij van uw social media-provider ontvangen en over de manier waarop u uw instellingen kunt wijzigen, verwijzen wij naar de website en het privacybeleid van de betreffende provider.

i. Informatie die u met ons wilt delen
U kunt ervoor kiezen om informatie met ons te delen, bijvoorbeeld door een bericht voor ons achter te laten op Facebook, door een klantenenquête in te vullen of door mee te doen aan een wedstrijd of prijsvraag.

2.2. Bijzondere gegevens. Bepaalde categorieën persoonsgegevens die wij verzamelen en gebruiken, zoals gegevens over ras, religie of gezondheid, kunnen op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens als "bijzondere persoonsgegevens" worden aangemerkt.

- Algemeen. Wij moeten dergelijke gegevens in sommige gevallen verzamelen, gebruiken en met derden uitwisselen voor de doeleinden zoals die in dit privacybeleid worden omschreven. Wij registreren bijvoorbeeld de gegevens van bepaalde passagiers die in het bezit bleken te zijn van verboden middelen of die de veiligheid in gevaar hebben gebracht.
- Gegevens die u deelt. U kunt er zelf voor kiezen om dergelijke bijzondere gegevens aan ons kenbaar te maken omdat u bijvoorbeeld specifieke medische ondersteuning hebt aangevraagd, omdat u wilt weten of u met een bepaalde ziekte of aandoening kunt vliegen of wanneer u specifieke dieetwensen hebt ingevuld die op een bepaalde religieuze overtuiging zouden kunnen duiden. Door informatie te verstrekken die als bijzonderen persoonsgegevens kunnen worden aangemerkt, gaat u ermee akkoord dat wij die informatie mogen verzamelen en gebruiken en met derden mogen delen op de manier zoals die in dit privacybeleid wordt beschreven. Indien u uw toestemming intrekt, kan dit betekenen dat wij niet de (volledige) diensten kunnen verlenen waarom u hebt verzocht. In dergelijke omstandigheden kunt u die diensten niet annuleren en ook geen restitutie krijgen van eventuele vergoedingen die u hebt betaald.

2.3. Cookies en soortgelijke technologieën. Wanneer u gebruik maakt van onze website of mobiele apps, verzamelen wij informatie via cookies en soortgelijke technologieën. Voor meer informatie hieromtrent verwijzen wij u naar ons cookiebeleid op de website of mobiele app die u gebruikt.

2.4. Specifieke diensten, apps of acties. Indien er sprake is van specifieke diensten, apps of acties kunnen wij andere soorten gegevens verzamelen en kunnen wij die gegevens gebruiken voor andere doeleinden dan de doeleinden zoals die in dit privacybeleid worden beschreven. U wordt hiervan op de hoogte gesteld wanneer u zich voor een dienst of actie aanmeldt of wanneer u een app downloadt.

3. De wijze waarop wij gegevens verzamelen

KLM kan uw persoonsgegevens op een aantal manieren verzamelen, bijvoorbeeld wanneer u een vlucht boekt, wanneer u zich inschrijft voor een van onze loyaliteitsprogramma's of gebruik maakt van één van onze apps, wanneer u via social media met ons communiceert of wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief.

Wij kunnen ook persoonsgegevens ontvangen van onze groepsmaatschappijen, partners of service providers.

Als u bijvoorbeeld gebruik maakt van een extern platform om een vlucht te zoeken en te reserveren, kunnen wij uw contactgegevens van die provider ontvangen. Indien u een service aanvraagt bij een van onze loyaliteitspartners, geven zij aan ons het aantal Miles door dat u hebt verdiend. Afhankelijk van de instellingen van uw social media-netwerk kunnen wij ook informatie ontvangen van uw netwerkprovider (zie ook de informatie hierboven).

Sommige gegevens zijn afkomstig van overheidsinstanties.

4. De doeleinden waarvoor wij uw gegevens verzamelen

Dit zijn de belangrijkste doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens gebruiken:

a. Om diensten aan u te kunnen verlenen
Om uw reserveringen en boekingen te behandelen en uw vluchten en aankopen te verzorgen, is het noodzakelijk om het merendeel van de hierboven beschreven informatie te kunnen verwerken. Zo hebben wij bijvoorbeeld uw naam, paspoortnummer en andere persoonsgegevens nodig om uw ticket uit te kunnen geven. Om u over veranderingen in de vertrektijden te informeren, hebben wij uw contactgegevens nodig. En om te zorgen dat u de benodigde zorg krijgt, moeten wij op de hoogte zijn van uw specifieke medische behoeften.

b. Om onze loyaliteitsprogramma's uit te kunnen voeren
Om u en uw bedrijf te laten profiteren van de kortingen en voordelen van onze loyaliteitsprogramma's, maken wij gebruik van uw lidmaatschapsinformatie en boekingsgegevens.

c. Om u online diensten te kunnen verlenen en apps ter beschikking te stellen
- Wij gebruiken uw naam en vluchtgegevens bijvoorbeeld wanneer u zich met onze app incheckt voor een vlucht.
- Sommige online diensten en apps gebruiken uw locatie, bijvoorbeeld om u de voor u van belang zijnde dichtstbijzijnde locatie te laten zien.
- Om het gebruik van onze online diensten en apps te vereenvoudigen, kunnen wij de gegevens analyseren die wij verzamelen wanneer u onze digitale media gebruikt en deze combineren met informatie die wij via cookies en soortgelijke technologieën verzamelen (zie hierboven). Dat doen wij bijvoorbeeld om inzicht te krijgen in het digitale kanaal (e-mail, social media) of apparaat (desktop, tablet of mobiele telefoon) van uw voorkeur, zodat wij onze communicatie met u tot dat kanaal of apparaat kunnen beperken.

d. Om met u te communiceren
Wij gebruiken uw contactgegevens om met u te communiceren, uw vragen te beantwoorden of uw klachten te behandelen.

e. Voor statistisch onderzoek
- Algemeen. Wij gebruiken automatische tools om statistisch onderzoek uit te voeren naar algemene trends met betrekking tot het gebruik van onze diensten, loyaliteitsprogramma's, websites, apps en social media en om inzicht te krijgen in het gedrag en de voorkeuren van onze klanten en gebruikers.
- Gegevens. Om ons onderzoek uit te voeren, kunnen wij de verschillende soorten gegevens zoals hierboven beschreven, samenvoegen en analyseren. Wij gebruiken uitsluitend samengestelde informatie en maken geen gebruik van namen, e-mailadressen of andere informatie die tot specifieke personen zijn te herleiden. Wij kunnen dergelijke samengestelde gegevens ook combineren met informatie die wij van groepsmaatschappijen of openbare bronnen (zoals het CBS) ontvangen. Zonder uw toestemming maken wij voor dat statistisch onderzoek geen gebruik van bijzondere gegevens.
- Voordelen. Dankzij dit statistisch onderzoek kunnen wij betere diensten en aanbiedingen ontwikkelen, onze loyaliteitsprogramma's verbeteren, een effectievere klantenservice bieden en het ontwerp en de content van onze websites en mobiele apps verbeteren.

f. Voor direct marketing
- Algemeen. Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om u nieuwsbrieven, tijdschriften, aanbiedingen of ander marketingmateriaal te sturen.
- Gegevenscategorieën. Om inzicht te krijgen in wat u relevant vindt, kunnen wij geautomatiseerde tools gebruiken om uw persoonsgegevens te analyseren. Daartoe kunnen wij de hierboven beschreven informatie gebruiken en samenvoegen. Wij kunnen dergelijke samengestelde gegevens ook combineren met informatie die wij van groepsmaatschappijen of openbare bronnen (zoals het CBS) ontvangen. Zonder uw toestemming maken wij voor dat statistisch onderzoek geen gebruik van bijzondere gegevens.
- Voordelen. Wij gebruiken de resultaten van onze analyse om onze marketingcommunicatie af te stemmen op uw specifieke interesses en voorkeuren. Indien uit onze analyse bijvoorbeeld blijkt dat uw belangstelling uitgaat naar een bepaald soort reizen of een specifieke bestemming, kunnen wij onze nieuwsbrief en websites voorzien van aanbiedingen en content waarvan wij denken dat die voor u relevant zijn.
- Kanalen. Wij kunnen verschillende kanalen voor onze marketingcommunicatie gebruiken, zoals e-mail, apps, social media en uw persoonlijke online account.
- Specifieke doelgroepen. Wij kunnen gebruik maken van het Custom Audience-programma van Facebook om u persoonsgerichte advertenties te laten zien wanneer u Facebook bezoekt. Wij kunnen uw e-mail adres of andere identifcerende aan Facebook verstrekken om Facebook in staat te stellen te controleren of u over een Facebook-account beschikt. Wij kunnen ook soortgelijke programma's van andere social media gebruiken. U kunt uw deelname aan het Custom Audience-programma van Facebook (of soortgelijke programma's) beëindigen door vanaf het e-mailadres waarvoor de beëindiging in moet gaan, een e-mail te sturen naar KLMPrivacyOffice@klm.com. Voor meer informatie over Custom Audiences-programma’s verwijzen wij u naar de website van uw social media-provider.
- Bezwaar maken of intrekken. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen het ontvangen van marketingcommunicatie of uw toestemming hiervoor intrekken door de instructies in de betreffende marketingcommunicatie te volgen of door contact met ons op te nemen via KLMPrivacyOffice@klm.com.

g. Om tijdens vluchten de orde en veiligheid aan boord te waarborgen
- Veiligheid, openbare orde en regels. KLM houdt een zwarte lijst bij van passagiers die de veiligheid, openbare orde of de naleving van de regels in gevaar hebben gebracht, zowel aan boord van haar vliegtuigen als op de grond, en waarvan de KLM besloten heeft dat de betreffende personen gedurende een (on)bepaalde periode niet meer (dan wel uitsluitend op bepaalde voorwaarden) met KLM mogen reizen. De betreffende personen worden persoonlijk (waar mogelijk schriftelijk) op de hoogte gesteld van het feit dat hun naam aan die lijst is toegevoegd en van de periode dat de speciale veiligheidsmaatregelen op hen van toepassing zijn. Voor nadere informatie over de mogelijkheden om die gegevens in te zien of te wijzigen, wordt verwezen naar paragraaf 8.
- Verboden middelen. De namen van passagiers die op Amsterdam Airport Schiphol van boord zijn gegaan en waarvan de Koninklijke Nederlandse Marechaussee heeft geconstateerd dat zij in het bezit zijn van verboden middelen, worden door de Nederlandse overheid als zodanig geregistreerd. KLM ontvangt via de betreffende overheidsinstantie de namen van deze personen. KLM kan gedurende een periode van drie jaar weigeren om met deze personen een vervoersovereenkomst te sluiten voor directe vluchten vanaf Schiphol naar Suriname, Aruba, Bonaire Sint Maarten of Curacao en voor voor directe vluchten vanuit deze landen naar Schiphol. U kunt toestemming vragen om die gegevens te bekijken of te corrigeren door hiertoe een schriftelijk verzoek in te dienen bij de Koninklijke Nederlandse Marechaussee, Postbus 90615, 2509 LP Den Haag. Indien u op Aruba, de Nederlandse Antillen of in Suriname of Venezuela woont, dient u een kopie van uw paspoort bij dit schriftelijke verzoek te voegen.

h. Voor het vereenvoudigen van immigratieformaliteiten, het betreden van het grondgebied van een staat of het nakomen van wettelijke verplichtingen.

5. Uitwisselen van gegevens met derden

5.1. Algemeen. Wij mogen voor de volgende doeleinden uw persoonsgegevens met derden uitwisselen of openbaar maken:

a. Om uw boekingen en vluchten uit te kunnen voeren
Om reserveringen en boekingen af te handelen en om uw vluchten en aankopen te verzorgen, moeten wij uw persoonsgegevens uitwisselen met onze groepsmaatschappijen, andere luchtvaartmaatschappijen, luchthavenexploitanten en andere bedrijven die betrokken zijn bij de uitvoering van uw vlucht. Voor meer informatie over de groepsmaatschappijen en de luchtvaartmaatschappijen waarmee wij samenwerken, verwijzen wij naar onze website (onder 'Over KLM'). Wanneer u onze diensten via een reisbureau of andere externe partij koopt, delen wij uw persoonsgegevens ook met deze partijen.

b. Voor de ondersteunende diensten die wij inschakelen
Wij maken gebruik van derden om onze diensten te verlenen, zoals IT-leveranciers, social media-providers, marketingbureaus, creditcard- en chargecardbedrijven en providers van diensten op het gebied van de fraudebestrijding. Dergelijke bedrijven dienen te allen tijde op adequate wijze de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen en zij mogen die gegevens uitsluitend conform onze instructies verwerken.

c. Voor onze loyaliteitsprogramma's en voordelen
Wij bieden onze loyaliteitsprogramma's Flying Blue en Blue Biz aan in samenwerking met onze groepsmaatschappij Air France (zie ook hierboven: 'Wie zijn wij?'). Wij delen uw gegevens met onze groepsmaatschappijen en met aan ons gelieerde partners wanneer u Miles of credits gebruikt om producten of diensten van deze groepsmaatschappijen of partners te kopen. Voor meer informatie verwijzen wij naar onze website (onder 'Flying Blue' en 'Blue Biz').

d. Voor statistisch onderzoek en direct marketing
KLM maakt deel uit van de AIR FRANCE KLM Groep (zie ook hierboven onder 'Wie zijn wij?'). Binnen onze groep van bedrijven kunnen wij informatie uitwisselen met het oog op statistisch onderzoek en direct marketing (zie hierboven).

e. Om u te laten profiteren van de diensten van onze partners
Wij kunnen informatie met onze partners uitwisselen om u te laten profiteren van de diensten van deze partners die wij in onze eigen diensten of apps geïntegreerd hebben of aanbieden, bijvoorbeeld wanneer u op uw bestemming een auto huurt van een van onze partners. Of wanneer u ermee akkoord gaat om tips van een extern reisplatform te ontvangen over restaurants of hotspots op uw bestemming. Hoewel wij onze partners met zorg selecteren, hanteren die partners een eigen privacybeleid dat van toepassing is op de manier waarop zij uw persoonsgegevens gebruiken.

f. Voor het vereenvoudigen van immigratieformaliteiten, het betreden van het grondgebied van een staat of het nakomen van wettelijke verplichtingen.

5.2. Websites van derden. Onze websites en mobiele apps bevatten links naar websites van derden. Als u op een dergelijke link klikt, verlaat u onze website of mobiele app. Dit privacybeleid is niet van toepassing op websites van derden. KLM aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor het gebruik van uw persoonsgegevens door externe partijen. Het gebruik van hun websites is volledig voor eigen risico. Voor meer informatie over de manier waarop die derden met uw persoonsgegevens omgaan, wordt verwezen naar het betreffende privacybeleid (indien beschikbaar).

6. Beveiliging en bewaartermijn

6.1. KLM heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking van deze gegevens.

6.2. Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang dat nodig is om de doelstellingen te realiseren zoals die in dit privacybeleid zijn beschreven of zolang dat noodzakelijk is om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen of eventuele geschillen te beslechten.

7. Internationale doorgifte gegevens

7.1. KLM kan uw persoonsgegevens doorgeven naar andere landen dan het land waar u woont. Bijvoorbeeld wanneer dit nodig is om uw vlucht te verzorgen of omdat onze groepsmaatschappijen, partners of service providers hun bedrijfsactiviteiten verrichten in andere landen. De regelgeving in deze landen voorziet niet altijd in eenzelfde niveau van bescherming van persoonsgegevens als de regelgeving in het land waar u woont. Waar nodig heeft KLM passende waarborgen getroffen om te voldoen aan de eisen die toepasselijke privacyregelgeving stelt aan internationale de doorgifte van persoonsgegevens.

7.2. Het is daarnaast mogelijk dat wij worden verplicht worden om uw persoonsgegevens door te gevan aan buitenlandse overheidsinstanties.
Op grond van de wet- en regelgeving in bepaalde landen kunnen wij verplicht zijn om douane-instanties toegang te geven tot boekings- en vluchtinformatie. Dat betekent dat de mogelijkheid bestaat dat wij de informatie die wij over u en uw vlucht hebben verkregen, moeten doorgeven aan de douane- en immigratiediensten van landen binnen uw vluchtschema. Daarnaast is KLM op grond van de wet- en regelgeving in een aantal landen verplicht om uw paspoortgegevens en aanverwante informatie te verzamelen bij reizen vanuit of naar deze landen. Indien vereist zullen wij deze informatie aan de betrokken douane- en immigratiediensten verstrekken. Indien de geldende wet- en regelgeving dit voorschrijft, kunnen wij uw persoonsgegevens ook aan andere overheidsinstanties doorgeven.

8. Uw rechten

U kunt KLM verzoeken om inzage in de gegevens die KLM over u verwerkt en om deze gegevens te actualiseren en te wijzigen. Daarnaast kunt u alle andere rechten uitoefenen die u toekomen op grond van de geldende wetgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, inclusief bijvoorbeeld het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Daartoe hoeft u slechts een schriftelijke reactie vergezeld van een kopie van een legitimatiebewijs te sturen naar:

KLM Koninklijke Luchtvaart Maatschappij
Privacy Office - AMSPI
Postbus 7700
1117 ZL Luchthaven Schiphol

U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen het ontvangen van marketinginformatie dan wel uw eerder gegeven toestemming weer intrekken door de instructies in de betreffende marketingcommunicatie te volgen of een e-mail te sturen naar KLMPrivacyOffice@klm.com  (zie ook hierboven onder 'Direct marketing'). Indien u vragen, opmerkingen of klachten hebt in verband met dit privacybeleid, kunt u ook contact met ons opnemen via KLMPrivacyOffice@klm.com .

9. Meldingen

KLM heeft de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (http://www.dutchdpa.nl ) in Den Haag in kennis gesteld van de verwerking van persoonsgegevens. De betreffende rapporten zijn openbaar en online toegankelijk via https://www.collegebeschermingpersoonsgegevens.nl/asp/ORSearch.asp  (zoek op ‘Koninklijke Luchtvaart Maatschappij’ onder ‘naam’ of voer de zoekterm ‘KLM’ in).

10. Hoe we dit beleid actueel houden

Dit privacybeleid is per 1 december 2016 van kracht en vervangt alle eerdere versies van ons privacybeleid. Wij zullen dit privacybeleid blijven evalueren en zullen u over alle wijzigingen informeren door het herziene beleid op klm.com te plaatsen. De nieuwe versie wordt van kracht zodra deze op de website is geplaatst.